Suomen koulukuvausliitto tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n sekä nykyisen henkilötietolain (523/1999) mukaisesti. Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme asioinnin yhteydessä.

Laatimispäivämäärä: 10.3.2021
Päivitetty: 19.1.2022

1. Rekisterinpitäjä
Suomen koulukuvausliitto ry (jäljempänä Liitto)
Y-tunnus 3186222-8

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Oskar Levänen
info@koulukuvausliitto.org

3. Rekisterin nimi
Suomen koulukuvausliiton jäsenyyteen perustuva rekisteri.

4. Rekisterin käyttötarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
Oikeutettu etu (jäsenyys)
Suostumus

Liiton rekisteröimä jäsen (myöhemmin Rekisteröity) voi olla yksityinen henkilö tai yritys ja sen liiton toimintaan osallistuvat työntekijät.
Käsittelemme Rekisteröityjen henkilötietoja jäsenyyteen liittyen, yhteistyön hoitamiseen, hallinnointiin, ja kehittämiseen. Henkilötietoja käytetään muun muassa viestintään Rekisteröidyille ja muiden jäsenpalveluiden hoitoon kuten laskutukseen.

Käsittelemme henkilötietoja myös jäsenpalveluiden ja muun toimintamme analysointiin ja kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
Yksilöinnin kannalta tarpeelliset tiedot, kuten etu- ja sukunimi, tehtävänimike ja organisaatio, sekä yhteydenpidon seurannan kannalta tarpeelliset tiedot kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä jäsenyystiedot ja mahdolliset tehtävät liitossa.

Rekisterin henkilötietojen säilytyksen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti vuosittain. Tarpeettomat tiedot poistetaan ja virheelliset tiedot korjataan.

6. Rekisterin suojaus
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden toimesta, joiden tehtäviin ne liitossa kuuluvat.

7. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä ja yrityksellä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli Rekisteröity haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla info(at)koulukuvausliitto.org. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenille EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

8. Kielto-oikeus ja palveluviestintäoikeus
Rekisterissä olevalla jäsenyrityksen työntekijällä ja henkilöjäsenellä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla info(at)koulukuvausliitto.org. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenelle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröity on suostunut liiton palveluviestintään hakiessaan jäsenyyttä tai ilmoittautuessaan työnantajansa yhteyshenkilölle liittyvänsä liiton toimintaan.

9. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin säännönmukainen tietolähde on liiton jäsenyritys tai henkilöjäsen. Jäsenyritys antaa yhteyshenkilönsä tiedot hakiessaan jäsenyyttä tai vaihtaessaan yhteyshenkilöä. Kun yritys on hyväksytty varsinaiseksi jäseneksi, kannatusjäseneksi, koejäseneksi tai kunniajäseneksi, sen yhteyshenkilö pyytää liiton toimintaan osallistuvilta työntekijöiltään suostumuksen tähän tietosuojaselosteeseen ja toimittaa heidän tiedot liiton jäsenrekisteriin. Henkilöjäsen antaa tietonsa hakiessaan jäsenyyttä ja hyväksyy samalla tämän tietosuojaselosteen.

10. Evästeiden käyttö verkkopalvelussa
Käytämme sivuillamme ns. cookie -toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeiden avulla seurataan muun muassa palveluiden kävijämääriä sekä tietoja kävijöiden käyttämistä sivuista, selaimista ja käyttöjärjestelmistä. Myös käyttäjän IP- ja verkko-osoite tallentuu evästeiden avulla. Evästeet tallentavat tietoa myös laitteen käytöstä ja käyttötavoista, esimerkiksi käyttäjätunnuksen, valitun käyttökielen, fonttikoon ja erilaiset näyttöasetukset.

Evästeiden avulla Suomen koulukuvausliitto pyrkii tekemään palveluistaan yhä parempia ja kehittämään niitä siten, että ne vastaisivat mahdollisimman hyvin käyttäjien toiveita. Evästeiden avulla on mahdollista luoda yksilöllisiä suosituksia ja tunnistaa kiinnostusalueita. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös yhdistää käyttäjältä muussa yhteydessä saatuihin tietoihin paremman käyttökokemuksen mahdollistamiseksi. Yhdistelemme keräämiämme tietoja toisiinsa ja luomme profiileja, joiden avulla pyrimme personoimaan palvelujamme ja markkinointia.

Suomen koulukuvausliiton verkkosivustoilla käytetään myös Google Analytics -seurantaohjelmaa. Tähän tarkoitukseen Google Analytics käyttää evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googleen. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon.

Mikäli käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

11. Tietojen luovuttamisesta ja siirtämisestä
Liitto ei luovuta eikä siirrä asiakastietorekisterissään olevia tietoja muuhun kuin laskutukseen ja perintään, sekä pyydettäessä asianosaisille ja viranomaiskäyttöön.  Tietojen siirrossa noudatetaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Henkilötietoja ei siirretä EU:n jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

12. Oikeus tietosuojaselosteen muutokseen
Liitto pidättää oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta tiedottamalla tästä Rekisteröityneitä kuukausi ennen muutoksen voimaanastumista.

Tämän rekisteriselosteen voimassa oleva versio on aina saatavilla osoitteessa www.koulukuvausliitto.org.